Реєстраційний номер документа

Реєстраційний номер документа — цифрове або буквено-цифрове позначення, яке присвоюється документу під час його реєстрації. Реєстрація документів є важливою процедурою, що дозволяє забезпечити впорядкування, облік та контроль за рухом документів.

Мета присвоєння реєстраційного номера

Присвоєння реєстраційного номера має ряд цілей:

• Однозначна ідентифікація документа серед інших документів організації.
• Можливість відстеження історії руху документа (хто, коли і з якою метою отримував документ).
• Облік кількості створених і отриманих документів.
• Здійснення контролю за виконанням термінів роботи з документами.

Формат реєстраційного номера

Формат реєстраційного номера може відрізнятися залежно від організації, але зазвичай він складається з таких елементів:

• Ідентифікатор виду документа (наприклад, "Вх" для вхідного або "Вих" для вихідного документа).
• Порядковий номер документа (нараховується з початку року).
• Рік реєстрації документа (наприклад, "2023").

Приклад реєстраційного номера: Вх-1023/2023.

Присвоєння реєстраційного номера

Процес присвоєння реєстраційного номера залежить від типу документа та внутрішніх правил організації. Зазвичай реєстрацію здійснює працівник канцелярії, секретар або інша уповноважена особа. Документ реєструється в журналі реєстрації, де вказуються основні дані про документ (автор, адресат, дата надходження/відправлення, реєстраційний номер). Після завершення реєстрації документ отримує реєстраційний штамп або відмітку, яка засвідчує факт його реєстрації.

Зберігання та пошук документів за реєстраційним номером

Відреєстровані документи зберігаються в архіві або у відповідних структурних підрозділах організації. Для зручного пошуку документів використовується система індексів і довідників, що дозволяють знайти документ за реєстраційним номером.

Реєстраційний номер документа є важливою частиною системи документообігу. Він дозволяє однозначно ідентифікувати документ та відстежити його історію руху, що є необхідним для забезпечення контролю за ефективністю роботи з документами.

Часто задавані питання

1. Яка основна мета присвоєння реєстраційного номера документу?
2. Який типовий формат реєстраційного номера?
3. Хто відповідає за присвоєння реєстраційного номера?
4. Як зберігаються та знаходяться документи за реєстраційним номером?
5. Чи може реєстраційний номер повторюватися для різних документів?

Залишити коментар

Опубліковано Максим на 14 04 2024. Поданий під Вікі. Ви можете слідкувати за будь-якими відповідями через RSS 2.0. Ви можете подивитись до кінця і залишити відповідь.