СКІЛЬКИ РОКІВ ЗБЕРІГАЮТЬСЯ НАКАЗИ?

Управління документації та архівного зберігання є невіддільною частиною багатьох організацій. Архівні документи, такі як накази, грають важливу роль у забезпеченні юридичної відповідності та подальшого перегляду історії організації. Однак, багато підприємств стикаються з запитаннями щодо того, скільки років потрібно зберігати накази. У цій статті ми розглянемо це питання детальніше та надамо вам відповіді на найбільш поширені запитання.

Чому важливо зберігати накази?

Перш ніж ми з’ясуємо, скільки років потрібно зберігати накази, варто визначитися, чому це важливо взагалі. Накази є офіційними документами, які містять інформацію про правила та процедури організації. Вони регулюють внутрішні процеси, відносини між співробітниками, а також визначають обов’язки та відповідальність кожного працівника. Зберігання наказів є доказом виконання правових вимог, і їх доступність може бути вирішальною під час розгляду будь-яких претензій, судових процедур або перевірок з боку контролюючих органів.

Тепер перейдемо до головного питання: скільки років потрібно зберігати накази? Відповідь, як не дивно, залежить від країни, в якій ви працюєте. Україна має свої вимоги до зберігання документів, визначені Законом України “Про архівну справу”. Згідно з цим законодавством, накази потрібно зберігати на протязі п’яти років, починаючи з дати їх затвердження або введення в дію.

Винятки з Закону

Існують кілька випадків, коли термін зберігання наказів може бути більшим або меншим за п’ять років:

1. Фінансова документація

Фінансова документація, така як накази про зарплату, витрати та звіти про прибутки, повинна зберігатися довше – не менше 10 років. Це пов’язано з необхідністю забезпечити достовірність фінансової звітності та можливість перевірки податковими органами.

2. Працівники, що працюють з шкідливими умовами

Якщо ваша організація займається галуззю, де співробітники працюють в шкідливих умовах, то накази, пов’язані з безпекою та охраною праці, їх медичним обстеженням та використанням засобів індивідуального захисту, повинні зберігатися протягом 30 років після закриття підприємства.

Як краще зберігати накази?

Зберігання наказів – це більше, ніж просто покласти їх у коробку і зачинити на замок. Дотримання вимог до архівного зберігання забезпечує їх легкість пошуку та доступність, незалежно від часу та наукових переміщень.

Ось кілька рекомендацій щодо збереження наказів:

1. Електронне зберігання

Електронне зберігання наказів – це зручний та безпечний спосіб забезпечити їх довготривалу доступність. Накази можуть бути збережені в електронному вигляді на захищених серверах або в хмарних системах. Важливо забезпечити резервне копіювання та захист інформації від несанкціонованого доступу.

2. Фізичне зберігання

Якщо ваша організація використовує фізичну форму документів, зберігання наказів в спеціальних папках або коробках може бути відмінним рішенням. Забезпечте їх міцність та зберігайте у спеціально обладнаних приміщеннях, де немає прямих сонячних промінів та високої вологості.

Висновок

Накази – це важливі документи, що регулюють процеси та внутрішні відносини в організації. Зберігання наказів належним чином є необхідним для забезпечення юридичної довіри та відповідності. В Україні накази потрібно зберігати протягом п’яти років, хоча є винятки для фінансової документації та галузей з шкідливими умовами. Збереження наказів може бути забезпечено як електронним, так і фізичним способами з врахуванням вимог щодо архівного зберігання. Дотримання цих правил допоможе вашій організації бути більш організованою та готовою до будь-яких перевірок або судових запитів.

Часто задавані питання:

1. Скільки років треба зберігати накази, пов’язані зі зміною режиму роботи під час карантину?
2. Чи потрібно зберігати копії наказів?
3. Чи можна знищити накази після закриття підприємства?
4. Які є вимоги до форми та змісту наказів?
5. Чи можна зберігати накази лише в електронному вигляді?

Залишити коментар

Опубліковано Максим на 07 02 2024. Поданий під Відповідь. Ви можете слідкувати за будь-якими відповідями через RSS 2.0. Ви можете подивитись до кінця і залишити відповідь.