Номенклатура справ

Номенклатура справ: Основа організації діловодства

Що таке номенклатура справ?

– це систематизований перелік назв справ, які створюються в ході діловодства підприємства. Це основа для складання описів справ постійного і тривалого зберігання і основний обліковий документ в діловодстві.

Мета номенклатури справ

Мета номенклатури справ полягає в тому, щоб:

• Уніфікувати та стандартизувати найменування справ у всіх підрозділах підприємства.
• Забезпечити раціональний розподіл справ за структурними підрозділами та видами діяльності.
• Сприяти прийняттю управлінських рішень щодо зберігання документів.
• Полегшити пошук, учет та контроль документів.

Структура номенклатури справ

Номенклатура справ має структуру, яка складається з таких елементів:

• Гриф затвердження: Документ погоджується з структурними підрозділами та затверджується керівником підприємства.
• 1. Загальні відомості: Містить інформацію про підприємство, період дії номенклатури та порядок внесення змін.
• 2. Таблиця з переліком справ: Містить такі дані:
  • Індекс справи
  • Назва справи
  • Термін зберігання
  • Примітка

Індекс справи

Індекс справи – це унікальний ідентифікатор, який присвоюється кожній справі. Він складається з:

• Код структурного підрозділу: Двозначне число, яке позначає підрозділ, де створюється справа.
• Порядковий номер справи: Трьохзначне число, яке присвоюється у межах одного структурного підрозділу.

Термін зберігання

Термін зберігання справ визначає, як довго зберігатиметься справа після закінчення її використання. Він встановлюється відповідно до Переліку типових управлінських архівних документів, утворених у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших установ, організацій та підприємств, із зазначенням термінів зберігання.

Примітка

У колонці "Примітка" вказується додаткова інформація про справу, наприклад:

• Спосіб формування справи (хронологічний, тематичний)
• Відповідальний за ведення справи співробітник
• Об'єм справи
• Формат зберігання (паперовий, електронний)

Перегляд і ведення номенклатури справ

Номенклатура справ підлягає перегляду та актуалізації не рідше ніж один раз на п'ять років. Зміни вносяться, коли:

• Створюються нові структурні підрозділи або змінюється їх функціонал.
• З'являються нові види документів або змінюються принципи їх формування.
• Змінюються терміни зберігання документів.

За ведення номенклатури справ відповідає службовець, призначений наказом керівника підприємства.

Номенклатура справ є важливим інструментом організації документообігу на підприємстві. Вона допомагає забезпечити збереження цінної ділової інформації та полегшує доступ до документів, необхідних для прийняття рішень та функціонування підприємства.

Запитання, що часто задаються

1. Що таке індекс справи? Індекс справи – це унікальний ідентифікатор, що складається з коду структурного підрозділу та порядкового номера справи.
2. Хто відповідає за ведення номенклатури справ? За ведення номенклатури справ відповідає службовець, призначений наказом керівника підприємства.
3. Як часто потрібно переглядати та актуалізувати номенклатуру справ? Номенклатура справ підлягає перегляду та актуалізації не рідше ніж один раз на п'ять років.
4. Які документи входять до справи? До справи входять документи певного типу, пов'язані між собою за змістом і призначенням.
5. Як формується номенклатура справ? Номенклатура справ формується на основі вивчення документів, що створюються в діяльності підприємства, та положень архівного законодавства.

Залишити коментар

Опубліковано Максим на 01 05 2024. Поданий під Вікі. Ви можете слідкувати за будь-якими відповідями через RSS 2.0. Ви можете подивитись до кінця і залишити відповідь.