Как выбрать конференц-зал?
Удачный выбор помещения для проведения конференции, семинара или тренинга может оказаться ключевым моментом в успехе намеченного мероприятия. Сейчас на рынке недвижимости вариантов аренды конференц-залов предлагается очень много. Трудность не в том, чтобы его найти, а в умении правильно выбрать — киевские конференц-залы собраны на сайте. Для этого надо для себя выстроить систему приоритетов, понять, что для ваших гостей и спикеров важно, а что можно проигнорировать.
- Начинать надо с количества участников. Так вы сможете определиться, какой площади зал вам нужен, чтобы участники разместились комфортно, сколько там должно быть посадочных мест.
- Очень важно расположение помещения для проведения мероприятия. Чем более статусное мероприятие вы организовываете, тем ближе к центру города оно должно находиться. Обычно аренда залов в таких районах просто зашкаливает. Если бюджет не позволяет эти расходы, можно поискать и недалеко от центра. Но к месту проведения обязательно должен быть удобный подъезд, места для парковки, хорошая развязка городского транспорта, возможность просто его найти. Необходимость ставить машину за два квартала и искать здание, в сотый раз, делая поворот то налево, то направо, — это испытание для участников.
- С тренером или организатором встречи заранее надо согласовать какое оборудование ему необходимо для работы. Затем определиться, какую технику можно использовать свою, а какая должна быть предоставлена арендодателем. Как правило, нужны флипчарт, мультимедийный экран, проектор. Возможно, понадобятся микрофон, аудиосистема, система для голосования.
- Важен также интерьер помещения. Зал должен быть светлым, просторным, с исправной системой вентиляции и кондиционирования. Это особенно важно, если мероприятие рассчитано на большое количество гостей.
- Необходимо продумать есть ли место и возможность для организации кофе-брейков и обеда.
Даже если вы никогда не подбирали конференц-зал, то подробно анализируя возможные варианты в предложенной последовательности, обязательно сделаете правильный выбор. Иногда самый подходящий зал не согласовывается с вашей сметой, обязательно обсудите это с владельцем помещения. Ситуации бывают разные и вполне возможно, что арендодатель снизит арендную плату. В приоритете всегда должен быть комфорт участников и спикеров, тогда организованное вами мероприятие долго будут вспоминать по-хорошему.
Posted by