Реєстраційний номер документа

# вікіпедія, Популярність: значуща

Реєстраційний номер документа: що це і для чого він потрібен?

У сучасному діловодстві реєстраційний номер документа є невід’ємною частиною кожного офіційного паперу. Це унікальний ідентифікатор, який присвоюється документу при його реєстрації в організації. Система реєстрації документів з використанням реєстраційних номерів дозволяє систематизувати документообіг, спрощувати пошук потрібних документів та забезпечити їх належне зберігання.

Особливості реєстраційного номера документа

Реєстраційний номер документа складається з цифрових або буквено-цифрових символів, які формуються за допомогою спеціальних правил. Формат реєстраційного номера може відрізнятися в різних організаціях, однак найчастіше він складається з таких елементів:

• Індекс структурного підрозділу організації. Цей елемент вказує на той відділ або підрозділ, який створив або отримав документ.
• Рік реєстрації документа. Вказується останні дві цифри року, в якому документ був зареєстрований.
• Порядковий номер документа. Це унікальний номер, який присвоюється документу в порядку його реєстрації.

Наприклад, реєстраційний номер документа 02/2023-12 означає, що документ був зареєстрований у другому структурному підрозділі організації в 2023 році під порядковим номером 12.

Функції реєстраційного номера документа

Реєстраційний номер документа виконує такі функції:

• Облік документів. Реєстраційний номер дозволяє обліковувати всі документи, що надходять і відправляються організацією, а також контролювати їх рух.
• Спрощення пошуку. Наявність реєстраційного номера дозволяє швидко знайти потрібний документ серед великого обсягу документообігу.
• Аутентичність документа. Реєстраційний номер є одним з елементів, що підтверджують достовірність документа і захищають його від підробки.
• Організація документообігу. Реєстраційний номер дозволяє групувати документи за ознаками та формувати справи для подальшого зберігання.

Правила присвоєння реєстраційного номера

Присвоєння реєстраційних номерів документам здійснюється за певними правилами:

• Реєстраційний номер присвоюється документу лише один раз. Після цього він зберігається за документом протягом усього його життєвого циклу.
• Реєстраційний номер повинен бути унікальним. Жоден інший документ в організації не може мати такий самий реєстраційний номер.
• Реєстраційний номер повинен легко читатися і запам’ятовуватися. Для цього використовуються прості цифрові або буквено-цифрові послідовності.

Зберігання реєстраційних номерів

Реєстраційні номери документів зберігаються в спеціальному журналі реєстрації документів. Журнал повинен бути прошитий і мати пронумеровані сторінки. На кожній сторінці журналу реєструється певний діапазон реєстраційних номерів.

Висновок

Реєстраційний номер документа є важливим елементом діловодства. Він дозволяє обліковувати, систематизувати та зберігати документи, а також забезпечує їх швидкий пошук. Присвоєння реєстраційних номерів документам здійснюється за певними правилами, які визначаються організацією.

Питання, що часто задаються

1. Що таке реєстраційний номер документа? Реєстраційний номер документа – це унікальний ідентифікатор, який присвоюється документу при його реєстрації в організації.
2. Для чого потрібен реєстраційний номер документа? Реєстраційний номер документа потрібен для обліку документів, спрощення їх пошуку, підтвердження їх достовірності та організації документообігу.
3. Як присвоюється реєстраційний номер документа? Реєстраційний номер документа присвоюється за певними правилами, які визначаються організацією. Найчастіше реєстраційний номер складається з індексу структурного підрозділу, року реєстрації документа та порядкового номера документа.
4. Де зберігаються реєстраційні номери документів? Реєстраційні номери документів зберігаються в спеціальному журналі реєстрації документів.
5. Чому важливо використовувати реєстраційні номери документів? Використання реєстраційних номерів документів дозволяє систематизувати документообіг, спрощувати пошук потрібних документів та забезпечити їх належне зберігання.

Залишити коментар

Опубліковано Максим на 30 12 2023. Поданий під Вікі. Ви можете слідкувати за будь-якими відповідями через RSS 2.0. Ви можете подивитись до кінця і залишити відповідь.