Как подписать документ электронной подписью?

электронный документооборот значительно упрощает работу с документами, в том числе их утверждение и подписание. кроме электронного документоборота бизнесу могут понадобиться разные программы, заказать написание которых в молдове можно в компании https://meta-sistem.md/ru.

о том, как происходит обмен документами в системе электронного документооборота, мы говорили ранее. сегодня расскажем о том, как происходит подписание документов в сэд, и почему этот способ не менее эффективен, чем физическая подпись.

что требуется для подписания?

прежде всего для подписания нужен сам документ. важно, чтобы он был именно в той версии, которая была признана окончательной. также необходимо понимать, что после подписания документа в него невозможно будет внести какие-либо исправления.

сама электронная подпись должна обладать действующим квалифицированным сертификатом. согласно российскому законодательству, электронная подпись способна придать документу юридическую силу без каких- либо дополнительных соглашений. поэтому важно убедиться в ее эффективности и работоспособности.

как происходит подписание

информация о подписании документа может появиться в нем несколькими путями. прежде всего это возможность отправить документ на подписание с помощью соответствующей функции в сэд. система предложит вам выбрать пользователя, которому и направится документ.

при этом сам пользователь может как принять документ, оставив на нем свою электронную подпись. так и отказаться от его подписания, оставив комментарий, объясняющий причину отказа.

также подписание может произойти со съемного носителя. к примеру, если у вас нет сэд в организации, а подписать документ нужно с помощью электронной подписи, хранящейся на флешке. в таком случае пользователю необходимо, как и при подписании в сэд, проверить, чтобы файл находился в последней редакции.

затем включить носитель в компьютер, открыть программу, через которую будет подходить подписание, выбрать формат подписи и сертификат, который размещен на флешке. после нажатия кнопки «подписать» электронная подпись автоматически утвердит документ и добавит в него информацию о подписании.

теперь файл полностью утвержден и имеет юридическую силу. и для этого вовсе не нужно встречаться с коллегами или партнерами лично, а также распечатывать документ, чтобы затем вновь его отсканировать и хранить в электронном формате.

электронная подпись значительно упрощает процесс работы с документами, а, когда она встроена в систему электронного документооборота, операция по подписанию документов становится еще проще и приятнее.

анна манжиева

системный аналитик консорциум кодекс

http://kodeksdoc.ru/

Залишити коментар

Опубліковано Максим на 03 02 2022. Поданий під Блог. Ви можете слідкувати за будь-якими відповідями через RSS 2.0. Ви можете залишити відгук або трекбек на цю запис